Datenschutzerklärung

Beim Aufruf unserer Website speichert unser Hosting-Anbieter (Vercel Inc., USA) automatisch Zugriffsdaten: IP-Adresse, Browsertyp, Betriebssystem, Referrer-URL, Datum und Uhrzeit des Zugriffs.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an Sicherheit und Fehlerdiagnose).

Speicherdauer: In der Regel 30 Tage, danach automatische Löschung.

Wenn Sie unser Kontaktformular nutzen, erfassen wir Ihre E-Mail-Adresse sowie optional Name, Unternehmen, Telefonnummer und Nachricht. Die Verarbeitung dient der Bearbeitung Ihrer Anfrage.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen). Eine Einwilligungs- Checkbox ist nicht erforderlich.

Speicherdauer: 6–12 Monate nach Abschluss der Anfrage, sofern kein Vertragsverhältnis entsteht. Bei Vertragsschluss gelten handels- und steuerrechtliche Aufbewahrungsfristen (bis zu 8 Jahre).

Pflichtfelder: Lediglich Ihre E-Mail-Adresse ist erforderlich. Alle weiteren Felder sind freiwillig.

Mit Ihrer Anmeldung zum Newsletter verarbeiten wir Ihre E-Mail-Adresse sowie Datum, Uhrzeit und IP-Adresse der Anmeldung und Bestätigung (Double-Opt-In-Nachweis).

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung). Die Anmeldung erfolgt ausschließlich im Double-Opt-In-Verfahren. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit widerrufen.

Speicherdauer: Für die Dauer des Abonnements. Der Opt-In-Nachweis wird 3 Jahre nach dem letzten Versand aufbewahrt (§ 195 BGB).

Abmeldung: Über den Abmeldelink in jedem Newsletter oder per E-Mail an info@smartwerk.org. Die Abmeldung ist jederzeit und ohne Angabe von Gründen möglich.

E-Mails werden über Resend (Plus Five Five, Inc., USA) versendet. Es besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag inkl. EU-Standardvertragsklauseln.

Im internen Portal verarbeiten wir Mitarbeiterdaten für den laufenden Betrieb: Name, E-Mail, Telefon, Rolle, Kompetenzen, Biografie sowie Arbeitszeitdaten, Spesenbelege und Gehaltsabrechnungen.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) für Stammdaten und Zeiterfassung; Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (rechtliche Verpflichtung) für Lohndaten und Buchungsbelege.

Speicherdauer: Gehaltsabrechnungen und Buchungsbelege: 8 Jahre (§ 147 AO); Lohnkontodaten: 6 Jahre (§ 41 EStG); Überstundennachweise: mindestens 2 Jahre (§ 16 Abs. 2 ArbZG).

Mitarbeitende haben das Recht, ihre im Portal gespeicherten Daten einzusehen, zu berichtigen und — soweit keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht — löschen zu lassen.

Im internen CRM speichern wir Unternehmens- und Kontaktdaten von Interessenten und Kunden: Unternehmensname, Anschrift, Ansprechpartner mit beruflicher E-Mail und Telefon, Gesprächsnotizen.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Pflege von Geschäftsbeziehungen). Es werden ausschließlich berufliche Kontaktdaten verarbeitet.

Speicherdauer: Interessenten ohne aktive Geschäftsbeziehung: maximal 2–3 Jahre nach dem letzten Kontakt. Aktive Kunden: für die Dauer der Geschäftsbeziehung zuzüglich gesetzlicher Aufbewahrungsfristen (bis zu 8 Jahre).

Sofern Kontaktdaten nicht direkt von den betroffenen Personen stammen, werden diese gemäß Art. 14 DSGVO spätestens beim ersten Kontakt über die Verarbeitung informiert.

Das interne KI-Toolkit sendet Eingaben (Themen, Schlagworte, Tonalität) an die Claude API von Anthropic, Inc. (USA), um Textentwürfe zu generieren. Vor der Übertragung werden personenbezogene Daten automatisch aus den Eingaben entfernt.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an effizienter Inhaltsproduktion).

Speicherdauer: API-Logs bei Anthropic werden automatisch nach 7 Tagen gelöscht. Anthropic verarbeitet keine Eingabedaten für das Modelltraining (Commercial API Terms). Es besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag inkl. EU-Standardvertragsklauseln.

Im Bereich Uploads und Spesen hochgeladene Dateien (Belege, Dokumente) werden verschlüsselt auf den Servern von Supabase (AWS eu-central-1, Frankfurt) gespeichert.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b und c DSGVO.

Speicherdauer: Buchungsbelege (Spesen): 8 Jahre. Sonstige Dateien: nach Ermessen des Nutzers, längstens bis zur Beendigung des Arbeitsverhältnisses zuzüglich gesetzlicher Fristen.